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ISE 2018 a Amsterdam

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Ricoh è presente a ISE 2018, la più grande fiera dedicata ai sistemi audio-video che si svolge dal 6 al 9 febbraio ad Amsterdam (RAI Exhibition and Convention Centre). Presso lo stand Ricoh (Padiglione 9, stand B176) è possibile toccare con mano le più recenti innovazioni nell’ambito dei Communication Services e comprendere in che modo esse possano trasformare la collaborazione nelle aziende.

Tra le novità presentate un’ampia gamma di smart controller compatibili con il portfolio di lavagne interattive Ricoh. I nuovi controller possono essere configurati con un’interfaccia di avvio personalizzabile e una serie di applicazioni ideali per differenti mercati. I controller supportano anche Microsoft Windows 10.

La compatibilità con le lavagne interattive Ricoh aumenta la flessibilità permettendo agli utenti di migliorare la gestione e l’efficacia dei meeting. Gli amministratori possono con grande semplicità effettuare il setup delle configurazioni, gestirle o bloccarle mediante l’interfaccia di avvio che diventa così il principale punto di accesso per tutte le attività.

A ISE 2018, Ricoh si è focalizzata sui vantaggi del Digital Workplace mostrando in che modo il proprio portfolio di servizi e soluzioni renda la collaborazione più efficiente.

Sono inoltre a disposizione dei visitatori: Lavagne interattive che integrano l’intelligenza artificiale di IBM Watson; Sistemi di Visual Communication per reception virtuali e interattive; Un huddle space che mostra le opportunità di Ricoh P3500M, sistema per la Unified Communication; Videoproiettori standard e ad ottica ultra-corta utilizzati in maniera integrata con la lavagna interattiva Ricoh D5520 per mostrare in che modo gli utenti possono gestire e proiettare i contenuti; Soluzioni proposte dai partner Ricoh per il digital signage e il sistema di Condeco™ per la prenotazione delle sale

Oltre a mostrare il funzionamento delle soluzioni, i professionisti Ricoh allo stand si confronteranno con i visitatori condividendo con loro in che modo sia possibile aumentare la produttività e la profittabilità migliorando la scelta, l’installazione, la gestione e il supporto dei sistemi per la visual communication.

Il primo giorno dell’evento (dalle 14.30 alle 15.00 presso lo Smart Building Solutions Theatre) un esperto Ricoh presenterà alcuni casi di successo dando così esempi concreti di aziende che hanno migliorato la collaborazione e l’utilizzo degli spazi.

 

Dice Oscar Mellegers, Head of Marketing EMEA, Communication Services, Ricoh Europe: «In tutta Europa emerge sempre più l’esigenza di tecnologie per l’innovazione degli ambienti di lavoro. Da una ricerca Ricoh si nota come il 98% dei lavoratori sia entusiasta della possibilità di utilizzare nuove tecnologie. Risulta chiaro come i dipendenti chiedano alle aziende di innovare per riuscire ad essere più produttivi ed efficienti. Tutte queste possibilità verranno presentate ad ISE 2018».

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Case Study, Adecco Group corre con la Digital Transformation

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The Adecco Group è leader nel mondo nei servizi dedicati alla gestione delle Risorse Umane. All’interno del gruppo, Adecco è la società specializzata nei servizi di somministrazione di lavoro, apprendistato in staff leasing e outsourcing. Con un team di 2.000 professionisti e con oltre 300 filiali sul territorio nazionale è partner ogni settimana di 10.000 aziende grandi, medie e piccole. Circa due anni fa l’azienda ha scelto Ricoh per la digitalizzazione dei contratti di lavoro, dando vita ad un progetto che è continuato nel tempo ed ha portato risultati importanti.

«Il nostro business», racconta Umberto Corlianò, Business Partner Client di The Adecco Group, «si fonda sui contratti stipulati con i lavoratori e con le aziende che si avvalgono dei nostri servizi. Parliamo di 30 mila contratti con le aziende clienti, mentre quelli con i lavoratori sono il doppio. La gestione cartacea di questi documenti richiedeva molto tempo e comportava costi elevati; due anni fa ci siamo dunque resi conto di come la digitalizzazione fosse un’opportunità da cogliere il più presto possibile. Si trattava, a questo punto, di trovare il partner giusto, in grado di supportarci nella trasformazione digitale».

Aggiunge Corlianò: «Nella scelta l’azienda ha tenuto in considerazione differenti fattori. Quello che ci ha maggiormente convinto è stata la capacità di Ricoh di immedesimarsi nelle nostre esigenze, qualità che avevamo già avuto modo di riscontrare con un precedente progetto di rinnovamento dell’ambiente di stampa. Anche nel processo di progressiva digitalizzazione dei contratti la partnership con Ricoh è stata molto attiva e si è evoluta man mano che affrontavamo i passi successivi.. Inoltre, il supporto di Ricoh è stato importante per quanto riguarda non solo l’implementazione delle nuove tecnologie, ma anche ad esempio nell’ambito della consulenza legale e normativa».

Il primo obiettivo è stato quello di ridurre in modo significativo i contratti cartacei. «Abbiamo digitalizzato il 30% dei contratti con le aziende», dice Corlianò, «mentre per quanto riguarda i lavoratori siamo passati da zero a oltre il 45% di firme digitali per le lettere di assunzione. Un vero record dato che stiamo parlando di oltre 170.000 contratti stipulati via web».

Ricoh ha sviluppato un portale web per caricare i documenti e consultarli/firmarli previa autenticazione con firma digitale. Il portale viene continuamente aggiornato da Ricoh sulla base delle indicazioni fornite in relazione, ad esempio, alle nuove normative o alle modifiche del layout di moduli e contratti dovute ad esempio al cambio del logo aziendale. Per quanto riguarda i vantaggi, è stato calcolato un risparmio che si attesta intorno ai 500.000 euro in due anni, un risparmio ottenuto grazie alle riduzioni di stampe, spedizioni e spese di stoccaggio. Precisa Corlianò: «Si tratta di una cifra importante, ma ancora più stimolante è il risultato in termini di servizio per i nostri clienti: prima i lavoratori dovevano necessariamente raggiungere la filiale Adecco e firmare il proprio contratto di lavoro, mentre ora non devono più spostarsi grazie alla firma elettronica».

Conclude Corlianò: «Vogliamo proseguire insieme a Ricoh nella dematerializzazione di tutti i documenti propedeutici alla firma dei contratti. Inoltre, stiamo digitalizzando gli archivi storici per ridurre i costi di stoccaggio e semplificare il reperimento dei documenti. Estenderemo la dematerializzazione alle altre Società del Gruppo (Selezione, Outsourcing,…). In sostanza, rafforzeremo in azienda e presso i nostri i clienti il concetto di Digital Workplace e tutti i relativi vantaggi».

 

 

 

 

 

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Come utilizzare i data analytics, per migliorare le strategie

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Dati e informazioni possono essere per le aziende una importante fonte di innovazione. Un report realizzato dal think tank Centre for Data Innovation ha messo in evidenza come nel 2016 la data innovation abbia supportato l’economia europea con un contributo di 300 miliardi di euro  (2% del PIL). Prendendo in considerazione differenti settori di mercato, il report analizza in che modo la corretta gestione, l’archiviazione e l’analisi di grandi quantità di informazioni possano migliorare l’economia. In particolare, ciò che appare più rilevante nell’attuale contesto di business sono le applicazioni e i sistemi che, analizzando i dati, aiutano a migliorare i processi e a essere più reattivi. Per le aziende è fondamentale riuscire a processare e analizzare elevati volumi di informazioni in tempo reale; secondo Ricoh, ci sono tre ragioni per le quali considerare i data analytics in una strategia di business:

Diffusione sempre maggiore delle tecnologie IoT

Entro il 2020 saranno oltre 20 miliardi i dispositivi connessi in modalità Internet of Things. Inoltre entro il 2021 ogni utente web dell’Europa Occidentale utilizzerà 80 GB di traffico al mese (circa il triplo del 2016). Grazie alla crescita esponenziale delle informazioni, le aziende hanno la possibilità di conoscere i clienti in modo più approfondito, ma questo deve avvenire prima che riescano a farlo i propri concorrenti. Secondo Forrester, quest’anno l’IoT uscirà dalla fase sperimentale per diffondersi su larga scala nel mondo del business.

Rapidità dei cambiamenti nel mercato

Si assiste dunque ad una crescita del numero di dati a disposizione, ma questi dati vengono utilizzati in modo efficace? Se consideriamo che l’80% di essi è destrutturato, possiamo affermare che il potenziale del patrimonio informativo resta in gran parte inesplorato. Tutto sarebbe più semplice analizzando i dati alla fonte, anziché creare un repository centrale per poi procedere all’analisi. Questo approccio è chiamato Edge Analytics e ne sentiremo molto parlare nei prossimi anni. Anche come conseguenza della crescita dell’IoT, il vantaggio competitivo nell’analisi dei dati deriva dalla velocità con cui la si compie. Ovviamente una persona non è in grado di processare e analizzare grandi moli di informazioni e tanto meno di farlo rapidamente, ed è in questo campo che l’intelligenza artificiale può portare grandi vantaggi. Secondo una ricerca Ricoh i dipendenti delle aziende europee sono ottimisti nei confronti del futuro digitale e pensano che l’intelligenza artificiale avrà un impatto positivo sul proprio modo di lavorare.

Necessità di migliorare il Customer Engagement 

Oltre ad agire in tempo reale, grazie all’analisi dei dati, le aziende possono focalizzarsi meglio sul cliente, anche a livello di singolo individuo. Analizzare il comportamento dei clienti, comprendendo ad esempio in quali occasioni siano più propensi all’acquisto, può aiutare le aziende a diventare proattive fornendo loro l’informazione giusta, al momento giusto.

 

Con la sempre maggiore diffusione delle tecnologie digitali, risulta chiaro che modelli per l’analisi dei dati possano aiutare a muoversi meglio sul mercato e a guadagnare vantaggio competitivo. Trasformare questi dati in conoscenza è senza dubbio un buon punto di partenza per avere successo nell’era digitale.

 

A cura di Edward Gower-Isaac, Vice President, Business Process Services, Ricoh Europe

 

 

 

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Workplace 2018, tra intelligenza artificiale e collaboration

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Lo ha ribadito il premio Nobel Nils Bohr: «È difficile fare previsioni, soprattutto sul futuro».

Come non essere d’accordo con questo paradosso? Nonostante ciò è possibile affermare con certezza che per tutto il 2018 gli ambienti di lavoro saranno interessati da cambiamenti tecnologici di vasta portata. L’ICT cambierà il modo in cui collaboriamo e comunichiamo e lo farà su larga scala. Nella vita di tutti i giorni diamo ormai per scontati molti servizi e applicazioni tecnologiche che sono diventati parte integrante della quotidianità. Si pensi ad esempio ai pagamenti senza contanti. Un tempo ci sembravano una possibilità eccezionale, mentre ora sono la normalità. Negli uffici avverrà presto la medesima cosa e molte tecnologie saranno all’ordine del giorno.

L’intelligenza artificiale è il trend hi-tech dell’immediato futuro. Avrà un impatto notevole nelle aziende migliorando ambiti che vanno dal marketing all’assistenza clienti, dalle vendite alla gestione del rischio.

Una ricerca Ricoh ha messo in evidenza come i dipendenti europei siano davvero ottimisti riguardo all’impatto dell’Intelligenza Artificiale e pensano che essa avrà un ruolo positivo nel Digital Workplace dei prossimi anni. L’utilizzo dell’AI, ad esempio, può aiutare ad automatizzare le attività amministrative, a migliorare la user experience e a prendere decisioni più rapidamente sfruttando tutti i dati aziendali a disposizione.

Ricoh contribuisce alla trasformazione degli ambienti di lavoro. Le lavagne interattive Ricoh che integrano l’AI di IBM Watson migliorano la collaborazione e l’efficienza durante le riunioni, sia che i partecipanti si trovino nella stessa sala sia che si tratti di team distribuiti. Le tecnologie per l’analisi dei dati in tempo reale aiutano a prendere decisioni velocemente e in modo efficace. Esattamente come è avvenuto per i pagamenti contactless, questo nuovo modo di collaborare diventerà presto la norma, le persone non faranno più caso alla tecnologia perché l’unica cosa che conta è riuscire a lavorare meglio e più semplicemente.

Quest’anno le tecnologie aiuteranno le aziende a trasformarsi. Velocità e agilità devono essere le priorità in cima all’agenda per superare i propri competitor ed evolvere grazie alle tecnologie. Nonostante, come si diceva all’inizio, sia molto difficile fare previsioni, risulta chiaro che il 2018 sarà un anno di grandi cambiamenti per le imprese e per i dipendenti. Il modo di lavorare negli uffici diventerà sempre più dinamico, collaborativo e immersivo. Il ritmo dell’innovazione sarà ancora più rapido; le aziende che riusciranno a essere all’avanguardia e a integrare le nuove tecnologie nella quotidianità disporranno di un notevole vantaggio competitivo nel 2018 e oltre.

A cura di David Mills, CEO, Ricoh Europe

 

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Avvocati milanesi, un ordine digital oriented

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Anche l’esercizio della professione legale sposa l’Information communication technology (Ict). Una conferma viene dall’Ordine degli Avvocati di Milano (ente pubblico che supporta i 18.000 avvocati iscritti all’Albo Professionale con servizi dedicati), che riconosce l’importanza strategica dell’informatizzazione. «L’innovazione tecnologica», spiega Carmelo Ferraro, dirigente, «ha un ruolo importante al nostro interno e nella gestione dei servizi per gli avvocati migliorando le metodologie di lavoro degli studi e degli uffici di cancelleria. Il processo telematico, ad esempio, ha rappresentato una vera e propria svolta in termini di efficienza, velocità nelle comunicazioni e riduzione dei costi».

Ma il processo telematico non è l’unico ambito su cui si concentra l’Ordine degli Avvocati per cogliere tutte le opportunità dell’innovazione Ict. Un’altra area di intervento riguarda la gestione dei documenti dal momento che, nonostante la sempre maggiore digitalizzazione delle informazioni, i volumi di documenti cartacei sono ancora elevati. Grande attenzione viene quindi posta alla gestione dell’ambiente di stampa e ai processi di produzione documentale, scansione e archiviazione, tutti aspetti per i quali l’Ordine si affida a Ricoh. L’ottimizzazione riguarda sia i dipartimenti interni sia i centri servizi a disposizione degli avvocati nella sede principale e negli uffici giudiziari. «Ricoh è nostro partner da molti anni», dice Ferraro, «Supportandoci nel rinnovamento periodico delle tecnologie, affinché siano sempre in grado di rispondere alle nostre esigenze».

Tra le ultime novità introdotte in ambito printing vi sono dispositivi multifunzione che, oltre a produttività ed efficienza, offrono semplificazione dei workflow documentali grazie allo Smart Operation Panel. Si tratta di un pannello touch-screen molto intuitivo perché simile ad un tablet e personalizzabile con numerose app.

Questo pannello interattivo permette all’Ordine degli Avvocati di migliorare la gestione della corrispondenza interfacciando il servizio PostaPronta di PRTGROUP direttamente con i dispositivi multifunzione. In pratica, i documenti cartacei da inviare vengono scansiti e i file, grazie ad una soluzione disponibile sul pannello, sono inviati direttamente all’applicazione sul pc per l’invio a PRTGROUP che si occupa di stampare e imbustare la corrispondenza.

«La soluzione proposta da Ricoh e PostaPronta», continua Ferraro, «elimina gli sprechi di tempo per stampare e preparare i documenti da spedire e recarsi in posta; allo stesso tempo riduce i costi grazie alla possibilità di accedere alle migliori tariffe postali. Si tratta quindi di un ulteriore passo in un’ottica di ottimizzazione e di efficienza. Con PostaPronta siamo tranquilli anche dal punto di vista della sicurezza, un aspetto che nel nostro settore non può ovviamente essere trascurato; le comunicazioni sono infatti criptate e la trasmissione via Internet avviene mediante protocollo HTTPS».

Le soluzioni multifunzione rappresentano quindi un importante tassello nella gestione delle informazioni, un hub da cui transitano documenti cartacei e digitali. Grazie a GlobalScan NX versione Server con sistema per la lettura dei codici a barre, questi sistemi fungono da entry point per l’immissione dei documenti scansiti nei gestionali utilizzati dall’Ordine degli Avvocati. In questo modo si semplificano l’integrazione dei documenti cartacei in flussi digitali e l’archiviazione degli stessi.

«I progetti di innovazione It sono assolutamente necessari permettendo di migliorare il modo di lavorare degli avvocati, dei giudici e delle cancellerie. La gestione di tali progetti non è mai semplice perché l’innovazione it implica impatti e cambiamenti organizzativi che non possono essere trascurati. La tecnologia da sola non basta, deve essere sempre affiancata da una cultura nuova e da azioni di change management e formazione».

Se si introducono nuovi sistemi ma le procedure restano invariate, tutti gli sforzi sono vani. Soltanto integrando tecnologia, organizzazione e cultura aziendale l’innovazione può davvero fare la differenza.

«Abbiamo scelto Ricoh», conclude Ferraro, «anche per la sua capacità di supportarci nella formazione degli utenti necessaria a modificare l’organizzazione e le modalità operative, nonché di fornisci assistenza tecnica di qualità in modo che i servizi documentali siano sempre disponibili».

 

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Did the 47 GOP Senators spend treason, defy the Logan Act with Iran correspondence

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Just how to Schedule Your Entire Day

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I tre step della Digital Transformation

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Con una sola occhiata in un ufficio aziendale appare evidente l’impatto che la tecnologia ha sul nostro modo di lavorare. Lavagne interattive, sistemi per la Unified Communication basati sul cloud e dispositivi mobile sono alcuni degli esempi della rivoluzione in atto negli ambienti di lavoro.

Come dicevano i francesi nel maggio 1968, “Ce n’est qu’un début”, è solo l’inizio. Dall’Hype Cycle di Gartner relativo al 2017 emergono alcuni importanti trend. Realtà virtuale, machine learning, deep learning e realtà aumentata sono gli ambiti indicati come mainstream per i prossimi 2-5 anni. Queste tecnologie miglioreranno la produttività, aiutando i dipendenti a lavorare in modo più veloce e smart.

 

E non sono solo gli analisti a identificare questi trend: da una ricerca commissionata da Ricoh a Censuswide emerge come, secondo i dipendenti europei, l’intelligenza artificiale e la robotica cambieranno il modo di lavorare. Quattro intervistati su 10 si aspettano che nel prossimo futuro svolgeranno, grazie alle nuove tecnologie, un lavoro che oggi non esiste e sono ottimisti a riguardo.

I dipendenti sono infatti convinti che le nuove tecnologie porteranno vantaggi significativi, tra cui:

  • accesso ai dati più immediato (44% del campione)
  • possibilità di lavorare da casa più frequentemente (42%)
  • riduzione delle attività ripetitive (41%)
  • automazione dei processi amministrativi (36%)

 

Si prospettano  ambienti di lavoro molto più moderni in cui, ad esempio, l’analisi dei dati aiuta a prendere decisioni migliori e aumenta l’efficienza. Inoltre, riducendo il numero delle attività ripetitive, i dipendenti hanno più tempo per attività a maggior valore.

Le promesse sono quindi notevoli, ma come possono i business leader individuare le tecnologie più adatte al Digital Workplace?

Vi sono, secondo Ricoh, tre step da percorrere, tutti connessi ad un fattore chiave nei progetti di trasformazione digitale: i dipendenti.

 

 

 

  1. Focus sulle aspettative: il 59% dei dipendenti è convinto che l’innovazione tecnologica possa avere un impatto positivo sulla loro giornata lavorativa e la quasi totalità del campione (98%) è entusiasta o fiduciosa all’idea che nella propria azienda vengano introdotte nuove tecnologie. I lavoratori chiedono di poter sfruttare i nuovi paradigmi tecnologici abilitati da dispositivi mobili, connettività, app e cloud, per poter lavorare meglio e collaborare con altri.
  2. Orientarsi tra le tecnologie: l’identificazione e la scelta delle tecnologie potrebbe sembrare qualcosa di ovvio, ma in realtà non lo è: i dipendenti coinvolti nella ricerca Ricoh pensano che le aziende compiano a volte scelte tecnologie sbagliate. Il 47% del campione d’indagine è convinto che le tecnologie a disposizione non consentano un effettivo aumento della produttività. È quindi opportuno che, prima di implementare una nuova tecnologia, i dipendenti vengano consultati in modo che l’innovazione risponda alle loro esigenze.
  3. Last but not least… la formazione: solo il 27% dei dipendenti pensa che la propria azienda offra formazione adeguata sulle nuove tecnologie. Il 34% afferma di non sentirsi in grado di utilizzare correttamente anche le soluzioni hardware e software più semplici – come ad esempio Microsoft Office, le stampanti multifunzione e i pc – per non parlare poi delle nuove tecnologie quali i sistemi per l’automazione di processi complessi. Il 56% dei dipendenti vorrebbe che la propria azienda garantisca maggiore formazione e aggiornamento in particolare sulle tecnologie digitali. I due step precedenti dovrebbero quindi includere l’analisi degli skill dei dipendenti in modo da colmare eventuali gap.

 

Concludendo, la Digital Transformation non inizia con la scelta delle tecnologie e non termina con la loro implementazione. Prima e dopo queste due fasi le aziende devono considerare coloro che, in ogni momento, determinano il successo del progetto: le persone.

 

A cura di Javier Diez-Aguirre, Vice President, Corporate Marketing, Ricoh Europe

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